Technik ist nicht alles: Erfolgreiches Wissensmanagement fußt auch auf der richtigen Methode. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten sechs Erfolgsfaktoren für Ihr Wissensmanagement, mit der Ihre Mitarbeiter Informationen schnell finden und wertvolles Wissen entsteht, wächst und bleibt.
Schlagworte wie Rapid Prototyping, Design Thinking oder Growth Hacking zeugen vom Wandel in den Unternehmen: Eine neue Dynamik zieht in die Büros ein, die eine hohe Flexibilität erfordert. Damit wird professionelles Wissensmanagement zu einer zentralen Größe für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Denn Wissen bestimmt das Handeln zu einem bedeutenden Teil mit. Dass Wissensmanagement in vielen Unternehmen dringend der Professionalisierung bedarf, zeigt eine Umfrage der Association for Information and Image Management (AIIM) und Accenture:
- 47 Prozent der Mitarbeiter vertrauen vorliegenden Informationen nicht.
- 42 Prozent der Führungskräfte nutzen mindestens einmal pro Woche falsche beziehungsweise überholte Informationen.
- 59 Prozent der Mitarbeiter verfügen nicht über die Informationen, die sie dringend benötigen würden.
- Nur 37 Prozent der CIOs glauben, genügend und aktuelle Informationen zu besitzen, um den Betrieb zu leiten.
Es gilt, das Know-how aus den Köpfen einzelner Mitarbeiter und einzelner Rechner zusammenzuführen, zu aktualisieren und nutzbar zu machen. Sonst leidet die Wettbewerbsfähigkeit.
Durch die richtige Methode wird Wissen zum Wettbewerbsvorteil
Sie können keinen Mitarbeiter zwingen, sein Wissen weiterzugeben. Folglich geht es darum, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen, die jeden Mitarbeiter zum Wissensmanagement motiviert. sechs Faktoren sind entscheidend.
ERSTENS sollten Sie Freiräume für die Mitarbeiter schaffen, Ihnen Zeit geben, wertvolles Wissen auch im Alltag erfassen zu können. Machen Sie den Mitarbeitern den Mehrwert deutlich, den jeder vom Wissensmanagement hat. Dann sollten die meisten Mitarbeiter freiwillig motiviert sein. Ebenso wie bestehende CRM-Daten bedarf auch Wissen einer regelmäßigen Pflege. Um die Relevanz der Wissenspflege bei Ihren Mitarbeitern zu verinnerlichen, sollte diese mit in die Zielvereinbarung für die jeweiligen Abteilungen aufgenommen werden.
ZWEITENS sollten Sie eine Technologie bereitstellen, die einfach und übersichtlich zu bedienen ist, ohne große Schulung auskommt und am besten über Browser bereitgestellt wird. Jeder berechtigte Mitarbeiter kann damit überall leicht Wissen einstellen und abrufen – am besten über alle Geräteklassen hinweg, vom PC bis zum Smartphone. Eine solche Technologie unterstützt den ersten Punkt und ihre Einfachheit ist entscheidend für den Erfolg des Wissensmanagements. Die Qualität des erfassten Wissens kann übrigens durch Freigabeprozesse abgesichert werden.
DRITTENS sollten Verantwortlichkeiten klar definiert sein. Beispielsweise ordnen Sie bestimmte Dokumente einem Verantwortlichen zu, der über Änderungen automatisch informiert wird und Hinweise zu nötigen Updates erhält, wenn die vorher definierte Gültigkeit eines Dokuments abläuft. So bleiben Informationen aktuell.
VIERTENS sollten Sie das erfasste Wissen klassifizieren. Artikel, Projekte, Vorträge, Know-how-Dokumente, Präsentationen und Personen lassen sich so leichter zu relevanten Informationsclustern zusammenstellen. Dazu können die Anwender den Informationen definierte Schlagworte zuordnen oder ein Redakteur klassifiziert das Wissen. Das ist von der Arbeitsweise Ihres Unternehmens abhängig.
FÜNFTENS sollten Sie eine intelligente Suchfunktion mit „Drill-Down-Search“ bereitstellen, die mit der Klassifizierung arbeitet. Da sich die Suche über die Schlagworte nach und nach eingrenzen lässt, erhält der Anwender letztlich Übersichtlichkeit und Relevanz.
SECHSTENS muss die Management-Software individuelle Einstellungen verfügbar machen. So sollte die Applikation ermöglichen, Kontakte mit Spezialwissen zu hinterlegen, Reports über oft verwendete und wichtige Inhalte abrufbar machen oder am häufigsten genutzte Artikel als Favorit kennzeichnen können. Auch die individuelle Kollaboration zwischen Nutzer und Redakteur sollte mit dem Tool möglich sein.
Persönlichen Mehrwert erkennen
Freiräume, klare Verantwortlichkeiten, genau klassifiziertes Wissen, eine intelligente Suche und individuelle Anpassungsmöglichkeiten stärken die Akzeptanz Ihres Wissensmanagements. Doch es ist oft zu beobachten, dass Mitarbeiter Angst vor der neuen Transparenz haben. Diese Angst sollten Sie den Mitarbeitern in der Kommunikation rund um die Transformation nehmen und den Mitarbeitern den Mehrwert aufzeigen, den sie ganz persönlich von einem Wissensmanagement mit Methode haben. Erkennen die Mitarbeiter den Mehrwert, teilen sie ihr Wissen bereitwilliger – gerade dann, wenn die Nutzung des Systems freiwillig ist. Welche Technologie Sie für Ihr Wissensmanagement einsetzen sollten, hängt von der Unternehmensstruktur und der Art der Wissensverarbeitung ab.
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